Основы тайм менеджмента или что делать с делами-лягушками

Основы тайм менеджмента или что делать с делами лягушками

Ещё один день пропал не зря.
(Неизвестный мне автор).

Дела, которых, как правило, у всех нас выше головы, можно классифицировать по разным признакам:

  • важные и менее важные;
  • крупные и мелкие;
  • неотложные, которые необходимо сделать сию минуту,
  • и отложные, могущие ожидать своего исполнения днями, неделями и месяцами.

Дела важные, но мелкие

Тайм-менеджеры — специалисты, знающие толк в том, как правильно управлять своим временем и научно организовывать его, — дела важные, но мелкие и терпящие отлагательств называют «лягушками».

Удачное название. Я с детства терпеть не могу лягушек. Во-первых, они пожирают стрекоз, а во-вторых, — вид у них довольно-таки отвратительный.

Такие дела и впрямь похожи на лягушек: мы с трудом заставляем себя подступиться к ним, а сама мысль о том, что придётся за них браться, толкает нас на поиски всё новых и новых причин, позволяющих отложить их выполнение на завтра, а потом — на послезавтра. И так до бесконечности.

Что же мы имеем в результате? Дела-лягушки плодятся с невероятной скоростью. Они превращают наше личное жизненное пространство, которое должно быть волшебным прудом, где резвятся тунцы, форели и золотые рыбки, в болото. Мало того, они всё время квакают — с каждым днём громче, занудно напоминая о своём существовании.

«Что же делать?» — спросите вы. Как спастись от лягушачьего нашествия?

Вот несколько нехитрых советов

  1. Надо каждый день, не брезгуя и не давясь, съедать хотя бы одну лягушку. Ещё лучше — две. Или даже три.
    То есть каждый день нам нужно собраться с духом и расправиться с каким-нибудь делом, которое давно откладывалось на «потом», в долгий ящик. И если мы сию процедуру возведём в норму, сделаем её привычной, то сами не заметим, как груда накопившихся дел поубавится, а после и вообще сойдёт на нет.

  2. Составляйте планы: на год, на месяц, на неделю, на день.
    На пятилетку не нужно. Перспектива должна быть обозримой. Выделяйте значимые и менее важные дела, чтобы знать, чем можно пожертвовать, а от чего отказаться нельзя. То есть неплохо определять очерёдность дел.

  3. Планируйте «с запасом», оставляя время на непредвиденные обстоятельства.
    Неожиданный телефонный звонок, на который нужно ответить, любой форс-мажор — и мы можем оказаться в цейтноте, если привыкли всё делать «в притык».
    тайм - менеждментЯ на этом однажды серьёзно обожглась. И сейчас стараюсь все важные задания выполнять на день раньше назначенного срока.

  4. Планируя, пользуйтесь бумажным органайзером.
    И держите его на своём рабочем столе на видном месте. В электронном формате все не сделанные дела автоматически переходят на следующий день.
    В бумажном вы сами их переписываете, тем самым ещё раз сортируя и фильтруя.

  5. Будьте с собой построже: даже если что-то не хочется делать, но этого не избежать, мобилизуйте себя, найдите стимулы, настройтесь на прорыв!

  6. Почаще задавайте себе вопрос: 
    «а что произойдёт, если я не …?» Вовремя не покормлю собаку, не полью цветы, не вынесу мусор и т.д. Только отвечать нужно честно. Особенно это касается искушённых людей, которые для любых своих действий всегда найдут оправдание. 

  7. Очень важно определить пик своей работоспособности. Если с 22 часов у вас подъём сил, то куда полезнее в этот момент сделать что-то существенное, а не болтать с друзьями по телефону о пустяках.

Умейте говорить безоговорочное «нет»

Очень интересен в этом плане старый фильм «Осенний марафон». Герой Олега Басилашвили — переводчик Бузыкин, очень мягкотелый человек — превратил свою жизнь в совершенно безумный марафон, не умея никому ни в чём отказывать, подстраиваясь под других, вечно решая не свои, а чужие проблемы. Так жить нельзя.

 Используйте «правило пяти минут»

Если вам предстоит сложное, но не срочное дело, не заводите себя в тупик бесконечным «начну завтра». Лучше уделите ему хотя бы 5 минут уже сегодня, чтобы оно сдвинулось с мёртвой точки и начало двигаться к завершению. И так — каждый день, наращивая темпы.

И еще несколько советов

Неплохо всё-таки следовать своим жизненным приоритетам, не растрачивать себя налево и направо. Здоровый перфекционизм во всём — это прекрасно, но совсем не обязательно загибаться, изучая законы Бойля-Мариотта и Гей-Люссака, если вы — прирождённый гуманитарий.

Расслабление, отдых очень нужны ежедневно

тайм - менеджмент методы

Как много бы не требовалось сделать, и сколько бы дел не маячило впереди и не подталкивало нас сзади — мы не потогонные системы Тейлора.

И если не будем давать себе передышку, просто в один прекрасный момент не сможем не только браво двигаться вперёд, но и просто передвигать ноги.

Я уже писала по этому поводу в статье «Учусь лениться!»*.

Даже если день выдался тяжёлым — обращайте внимание на то, что происходит вокруг.

Дом напротив выкрасили в изумрудный цвет, облако над головой похоже на бороду старика Хоттабыча, а соседский пёс опять пытается добиться благосклонности вашей собаки …

Все эти мелочи очень важны для нашего духовного самочувствия. И не стоит ими пренебрегать.

Ваша Милена Апт, Libelle, Стрекоза.

*Учусь лениться. 

Еще одна интересная статья в моем журнале:

«Личный тайм-менеджмент»